ГОСТ Р ИСО 30300-2015: система управления документами и информацией как основа эффективного бизнеса

ГОСТ Р ИСО 30300-2015 задаёт понятия и словарь систем управления документами, но проверяемых аудитом требований в нём нет. Поэтому сертификата «по ГОСТ Р ИСО 30300» не существует: соответствие подтверждают по стандарту с требованиями — ГОСТ Р ИСО 30301. Разбираем, чем документы серии отличаются и что нужно для сертификации СУД.

Какой стандарт действует и что в нём написано

Полное наименование — ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь». Утверждён приказом Росстандарта от 09.12.2015 № 2123-ст, введён с 1 июля 2016 года, по данным Росстандарта действует, заменяющего документа не имеет.

Содержание отвечает названию: цели системы управления документами (СУД), её место среди других систем менеджмента, принципы и терминология. Стандарт идентичен ISO 30300:2011; на уровне ISO эта редакция уже заменена вторым изданием ISO 30300:2020. Национальной версии под редакцию 2020 года не принято, поэтому в российской документации ссылаются на ГОСТ Р ИСО 30300-2015.

Почему по ГОСТ Р ИСО 30300 не сертифицируют

В серии роли документов разведены намеренно:

Документ	Что содержит	Сертификация
ГОСТ Р ИСО 30300-2015	Основные положения и словарь	Не проводится
ГОСТ Р ИСО 30301-2014	Требования к СУД	Проводится
ГОСТ Р ИСО 30302-2022	Руководство по внедрению	Не проводится

Аудит возможен только там, где есть проверяемые требования — формулировки «организация должна». В основных положениях и словаре их нет, выдавать заключение не на что. Предложение «оформить сертификат ГОСТ Р ИСО 30300» — повод насторожиться: если в названии стандарта стоит «основные положения и словарь» или «руководство», документ с требованиями он не заменяет.

Какой документ нужен для подтверждения СУД

Требования к системе управления документами закреплены в ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования» (приказ Росстандарта от 28.05.2014 № 460-ст, введён с 01.03.2015, идентичен ISO 30301:2011). Параллельно действует ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 с тем же предметом и той же основой (приказ от 30.01.2018 № 34-ст, введён с 01.08.2018). Оба обозначения числятся действующими — написание в заявке согласуйте с заказчиком.

Сертификат выдаёт либо орган в национальной системе аккредитации (проверяется в реестре pub.fsa.gov.ru/ral), либо орган в системе добровольной сертификации, зарегистрированной Росстандартом, — мы работаем в СДС «Эконорма» и «Промтехсертификация». Сертификация систем менеджмента добровольная: обязательное подтверждение соответствия вводят только технические регламенты (ст. 21 Федерального закона № 184-ФЗ), обязательным документ делает требование заказчика в закупке. Силу даёт запись в реестре выдавшего органа, а не бланк; знак соответствия на систему менеджмента на продукцию не наносится.

Что смотрит аудитор по разделам стандарта

Испытаний здесь нет — оценивают документы, процессы и записи по разделам ГОСТ Р ИСО 30301.

• Разделы 4–5. Границы СУД, обязательства по документам из законодательства и договоров, политика, распределение ролей между делопроизводством, архивом и ИТ.
• Разделы 6–7. Риски утраты, искажения и несанкционированного доступа, цели СУД, компетентность персонала, ресурсы — включая СЭД и хранилища.
• Раздел 8. Создание и захват документов, метаданные, классификация, правила доступа, сроки хранения, миграция при смене систем.
• Разделы 9–10. Мониторинг, внутренние аудиты, анализ со стороны руководства, корректирующие действия.

Частое значительное несоответствие: политика и номенклатура дел есть, но из СЭД невозможно выгрузить документ с метаданными и историей изменений — подтвердить достоверность записи нечем.

Документы от заявителя

• заявка с областью сертификации: площадки, подразделения, численность;
• устав, ИНН, ОГРН, коды по ОКВЭД, оргструктура;
• политика и цели в области управления документами;
• инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, положение об архиве;
• перечень документов со сроками хранения и порядок уничтожения;
• записи за отработанный период: внутренние аудиты, анализ со стороны руководства, акты о выделении к уничтожению.

Оценивают работающую систему: нужны фактические записи хотя бы за один отработанный цикл.

Порядок оформления

1. Заявка и согласование области сертификации — от неё зависит трудоёмкость аудита.
2. Диагностика: что закрыто инструкцией по делопроизводству, а что дорабатывается под требования 30301.
3. Разработка недостающих документов СУД, настройка процессов в СЭД, обучение ответственных.
4. Первый этап аудита — анализ документации и готовности к оценке.
5. Второй этап — аудит на месте: интервью, выборочная проверка дел и записей в системе.
6. Устранение несоответствий, решение о выдаче, запись в реестре органа или СДС.

Дальше цикл поддержания: инспекционный контроль не реже раза в календарный год (кроме года ресертификации), на третий год — ресертификация. Срок действия сертификата три года: требование ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-1-2017.

Ответственность

Статьи 14.43–14.45 КоАП РФ относятся к обязательному подтверждению соответствия продукции техрегламентам и к добровольному сертификату на систему менеджмента не применяются. Риски другие:

• Отклонение заявки в закупке — если документ не подтверждается в реестре выдавшего органа или его область не покрывает предмет закупки;
• Ссылка на неподходящий стандарт — сертификат «на ГОСТ Р ИСО 30300» заказчик вправе не принять: требований этот документ не содержит;
• Нарушение правил хранения документов — отвечают по нормам законодательства об архивном деле и о персональных данных независимо от сертификата.