ГОСТ Р ИСО 30301-2014: как навести порядок в документах и повысить управляемость бизнеса

ГОСТ Р ИСО 30301-2014 — единственный документ серии 30300, по которому проводят сертификацию: именно он содержит требования к системе управления документами. Соседние стандарты серии (30300 «Основные положения и словарь», 30302 «Руководство по внедрению») объектом оценки соответствия не являются. Разбираем, что проверяет аудитор и как проходит процедура.

Какое обозначение действует

ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования» утверждён приказом Росстандарта от 28.05.2014 № 460-ст, введён с 1 марта 2015 года, идентичен международному ISO 30301:2011.

Здесь есть нюанс, о котором стоит знать заранее. Требования ISO 30301:2011 приняты в национальном фонде дважды: кроме ГОСТ Р ИСО 30301-2014 действует ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 «Системы управления документами. Требования» (приказ от 30.01.2018 № 34-ст, введён с 01.08.2018). Текст один и тот же, обозначения разные, оба числятся действующими. Если заказчик в закупке указал конкретное обозначение, в заявке пишите именно его — иначе документ придётся объяснять.

На уровне ISO редакция 2011 года уже пересмотрена: действует ISO 30301:2019. Национальной версии под неё не принято, поэтому в российских документах ссылаются на редакции 2014 и 2018 годов.

Какой документ подтверждает систему управления документами

Результат процедуры — сертификат соответствия системы управления документами на заявленную область: площадки, подразделения, виды документируемой деятельности. Оценивают управление, а не продукцию, поэтому знак соответствия на изделия по такому сертификату не наносится.

Сертификат выдаёт либо орган в национальной системе аккредитации (проверяется в реестре pub.fsa.gov.ru/ral), либо орган в системе добровольной сертификации, зарегистрированной Росстандартом. Мы работаем в СДС «Эконорма» и «Промтехсертификация». Силу документу даёт запись в реестре выдавшего органа, а не бланк.

Сертификация добровольная: обязательное подтверждение соответствия вводят только технические регламенты (ст. 21 Федерального закона № 184-ФЗ). Обязательной процедуру делает требование заказчика в тендере. Срок действия сертификата — три года, это требование ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-1-2017.

Что смотрит аудитор по разделам стандарта

Испытаний в этой процедуре нет — оценивают документы, процессы и записи. Аудит проходит в два этапа.

• Разделы 4–5. Границы системы, обязательства по документам из законодательства и договоров, политика в области управления документами, распределение ролей между делопроизводством, архивом, ИТ и подразделениями.
• Разделы 6–7. Риски утраты, искажения и несанкционированного доступа, измеримые цели, компетентность ответственных, ресурсы — включая СЭД и места хранения.
• Раздел 8. Ядро стандарта: создание и захват документов, метаданные, классификация, правила доступа, сроки хранения, порядок уничтожения, миграция при смене информационных систем.
• Разделы 9–10. Мониторинг, внутренние аудиты, анализ со стороны руководства, корректирующие действия.

Из записей запрашивают номенклатуру дел, акты о выделении документов к уничтожению, журналы доступа, протоколы внутренних аудитов. Частое значительное несоответствие: политика и регламенты написаны, но из СЭД нельзя выгрузить документ вместе с метаданными и историей изменений — подтвердить достоверность записи нечем.

Документы от заявителя

• заявка с областью сертификации: площадки, подразделения, численность;
• устав, ИНН, ОГРН, коды по ОКВЭД, оргструктура;
• политика и цели в области управления документами;
• инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, положение об архиве;
• перечень документов со сроками хранения и порядок уничтожения;
• записи за отработанный период: внутренние аудиты, анализ со стороны руководства, акты об уничтожении.

Оценивают работающую систему: нужны фактические записи хотя бы за один отработанный цикл, а не комплект, собранный накануне проверки.

Порядок оформления

1. Заявка и согласование области сертификации — от неё зависит трудоёмкость аудита.
2. Диагностика: что уже закрыто инструкцией по делопроизводству, а что дорабатывается под требования стандарта.
3. Разработка недостающих документов, настройка процессов в СЭД, обучение ответственных.
4. Первый этап аудита — анализ документации и готовности к оценке.
5. Второй этап — аудит на месте: интервью, выборочная проверка дел и записей в системе.
6. Устранение несоответствий, решение о выдаче, запись в реестре органа или СДС.

Дальше цикл поддержания: инспекционный контроль не реже раза в календарный год (кроме года ресертификации), на третий год — ресертификация. Срок работ зависит от масштаба организации и готовности документации, поэтому его определяют после диагностики.

Ответственность

Статьи 14.43–14.45 КоАП РФ относятся к обязательному подтверждению соответствия продукции техрегламентам и к добровольному сертификату на систему менеджмента не применяются. Риски другие:

• Отклонение заявки в закупке — если документ не подтверждается в реестре выдавшего органа или его область не покрывает предмет закупки;
• Несовпадение обозначения — заказчик указал ГОСТ Р 7.0.101-2018, а в сертификате стоит 30301-2014 (или наоборот): формально это один текст, но объясняться придётся;
• Приостановка сертификата — при непрохождении инспекционного контроля или неустранённых значительных несоответствиях;
• Нарушение правил хранения документов — отвечают по нормам законодательства об архивном деле и о персональных данных независимо от сертификата.