Требования к документам от подрядчиков

В работе центра по сертификации товаров и услуг Мостест мы ежедневно сталкиваемся с вопросами, связанными с оформлением и проверкой документов от подрядчиков. Корректное и своевременное предоставление полного пакета документов не только гарантирует безопасность сделки, но и снижает риски при госзакупках, строительстве, монтаже, а также при поставках оборудования и продукции. В данной статье мы делимся нашим профессиональным опытом: рассказываем о действующих нормативных актах, типовых ошибках, требованиях к документации и объясняем, как избежать отказов и задержек в работе.

Основные нормативные акты и стандарты

Каждый вид деятельности подрядчика, будь то строительство, монтаж, поставка продукции или оказание услуг, регламентируется определёнными нормативными актами. Ниже приведены ключевые документы и стандарты, на которые опираются государственные и коммерческие заказчики при проверке документов подрядчиков:

• Федеральный закон №44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»
• ГОСТ ISO/IEC 17065-2012 «Оценка соответствия. Требования к органам, осуществляющим сертификацию продукции, процессов и услуг»
• Постановление Правительства РФ №982 от 01.12.2009 (ред. от 31.03.2023) «Об утверждении единого перечня продукции, подлежащей обязательной сертификации»
• ТН ВЭД (Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности) — классификатор для определения кодов продукции при сертификации
• СНиП, СП, СанПиН — профильные строительные и санитарные нормативы для подрядных организаций строительной отрасли

Кроме того, для каждой отрасли могут действовать свои специальные стандарты и требования.

Перечень обязательных документов подрядчика

Ниже мы приводим типовой перечень документов, которые чаще всего требуют заказчики и регулирующие органы при заключении договора с подрядчиком:

Документ	Краткое описание	Обязательность
Учредительные документы	Устав, свидетельство о регистрации, ИНН, ОГРН	Всегда
Выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП	Не старше 30 дней	Всегда
Лицензии и допуски СРО	Для работ, требующих лицензирования (строительство, проектирование)	При наличии
Сертификаты соответствия/декларации	На продукцию/услуги по ГОСТ, ТР ТС, ТР ЕАЭС	Обязательно по перечню
Протоколы испытаний	Результаты лабораторных исследований продукции	По требованию
Договоры и доверенности	На представителей, взаимодействующих с заказчиком	По ситуации
Копии паспортов ответственных лиц	Для идентификации и проверки полномочий	По требованию
Справки об отсутствии задолженностей	Из налоговой или внебюджетных фондов	Для крупных тендеров

Частые ошибки при оформлении документов

По нашему опыту, большинство отказов и задержек при проверке документов от подрядчиков связаны с банальными ошибками, избежать которых несложно:

• Предоставление устаревших или недействительных документов
• Несоответствие наименования компании в документах и в реестрах
• Отсутствие подписи/печати на копиях документов
• Отсутствие актуальных лицензий и свидетельств
• Ошибки в кодах ОКВЭД, ТН ВЭД
• Недостаточное описание продукции или работ в сертификатах

Регулярная сверка документов и их обновление позволяют снизить риск отказа в тендере или заключении контракта до минимума.

Вопросы и ответы

Какие документы требуются обязательно для участия в государственных закупках?

Для участия в закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ обязательны учредительные документы, выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП, сертификаты/декларации на продукцию (если есть в перечне), лицензии (при необходимости), справки об отсутствии задолженностей, а также доверенности на представителей.

Можно ли предоставить электронные копии документов?

Во многих случаях допускается подача электронных копий, заверенных электронной подписью. Однако оригиналы могут быть затребованы при заключении договора или в ходе проверки.

Какая средняя стоимость оформления сертификата соответствия?

Стоимость зависит от типа продукции и сложности экспертизы. В среднем оформление сертификата соответствия на одну товарную позицию по ТР ТС стоит от 18 000 до 45 000 рублей, декларации — от 7 000 до 20 000 рублей. Дополнительные испытания оплачиваются отдельно (от 3 000 рублей за протокол).

Что делать, если возникли сложности с определением кодов ТН ВЭД?

Рекомендуем обращаться к профессионалам — в нашем центре Мостест специалисты бесплатно определяют коды ТН ВЭД для ваших товаров при подаче заявки на сертификацию.

Реальные кейсы из практики

В нашей практике был случай, когда подрядчик, участвовавший в тендере на поставку промышленного оборудования, предоставил сертификаты соответствия по устаревшему ГОСТ, который был отменён год назад. В результате компания не была допущена к тендеру, а время на подготовку новой документации было упущено. После обращения в Мостест мы оперативно помогли оформить документы по действующим ТР ТС и предоставили консультацию по корректному заполнению заявок — компания успешно выиграла следующий тендер.

Другой пример: поставщик строительных материалов предоставил декларацию с неверно указанным кодом ТН ВЭД. После обращения к нашим экспертам была проведена корректировка всех документов, что позволило избежать штрафов и запрета на реализацию продукции.

Рекомендации по подготовке документов

• Регулярно проверяйте актуальность всех сертификатов, деклараций, лицензий и выписок
• Корректно указывайте все данные (название, ОГРН, ИНН, ОКВЭД, ТН ВЭД)
• Проверяйте обновления в законодательстве и перечнях обязательной сертификации
• Обращайтесь к профессиональным центрам сертификации для консультаций и оформления документов

Контакты центра по сертификации Мостест

Если у вас возникли вопросы по оформлению документов, определению кодов ТН ВЭД, подготовке к тендерам или сертификации продукции, специалисты Мостест всегда готовы помочь:

• Санкт-Петербург: +7 (812) 409-91-92, order@mostest.ru
• Москва: +7 (495) 127-14-77, mng@mostest.ru

Обращайтесь — мы поможем быстро и корректно подготовить все необходимые документы для ваших подрядных работ, поставок или услуг!