Отказное письмо на канцелярские товары

В рамках работы центра по сертификации товаров и услуг Мостест мы регулярно сталкиваемся с вопросами наших клиентов относительно необходимости отказных писем на канцелярскую продукцию. Правильное оформление документации на канцтовары – неотъемлемая часть легального ввоза и реализации таких изделий на территории Российской Федерации, особенно при участии в государственных закупках и тендерах.

Что такое отказное письмо и зачем оно нужно?

Отказное письмо — официальный документ, подтверждающий, что определенная продукция не подлежит обязательной сертификации или декларированию соответствия по техническим регламентам Таможенного союза (ЕАЭС), ГОСТ, или национальным стандартам. Для канцелярских товаров это особенно актуально, поскольку некоторые виды продукции, такие как бумага, карандаши, ручки, маркеры, ластики, пластиковые папки, не входят в список обязательной сертификации.

Однако сама принадлежность к категории «канцтовары» не освобождает производителя или импортера от требований законодательства. Для подтверждения законности ввоза, продаж и участия в тендерах (особенно при госзакупках), требуется официальный отказ от сертифицирующего органа.

Правовые основания оформления отказного письма

Основные нормативные акты, регулирующие вопросы подтверждения соответствия, включают:

• Федеральный Закон №184-ФЗ «О техническом регулировании»;
• Технические регламенты Таможенного союза (например, ТР ТС 005/2011 «О безопасности упаковки», ТР ТС 007/2011 «О безопасности продукции, предназначенной для детей и подростков» и др.), если применимо;
• Решения Комиссии Таможенного союза №620 от 07.04.2011 (утверждает единый перечень продукции, подлежащей обязательному подтверждению соответствия);
• Справочники ТН ВЭД ЕАЭС (Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности);
• Постановления Правительства РФ – перечни товаров, подлежащих контролю и сертификации, например, №982 от 01.12.2009.

Товары, на которые обычно оформляется отказное письмо

В нашей практике выделяются следующие группы офисной продукции, которые чаще всего требуют отказного письма:

Наименование продукции	Код ТН ВЭД	Ограничения/Примечания
Бумага для офисной техники	4810 13 000 0	Не подлежит сертификации по ТР ТС
Карандаши!	9609 10 900 0	Под сертификацию только если детские
Ручки шариковые	9608 10 000 0	Не входят в перечни подлежащих сертификации
Папки, скоросшиватели	3926 10 000 0	Не требуется подтверждение по ТР ТС
Скрепки, кнопки канцелярские	8305 10 000 0	Не подлежат обязательной сертификации

Процедура получения отказного письма

Обращаясь в Центр Мостест, вы получаете консультацию и комплексное сопровождение процедуры:

1. Анализ состава продукции и подбор корректных кодов ТН ВЭД;
2. Проверка товарных позиций по действующим перечням товаров, подлежащих и не подлежащих обязательной сертификации;
3. Оформление официального запроса в аккредитованный сертификационный центр;
4. Подготовка и выдача официального отказного письма на фирменном бланке с подписью, печатью и указанием основания (нормативных ссылок, выписок из перечней);
5. Отгрузка документа клиенту в электронном и бумажном виде с возможностью проверки через реестр.

Пример из практики Центра Мостест

Один из клиентов в 2023 году готовил пакет документов для участия в государственном тендере на поставку офисных принадлежностей для школы. В перечне товаров числились:

• бумага формата А4;
• канцелярские клей-карандаши;
• скрепки металлические;
• наборы ручек различных цветов;
• пластиковые скоросшиватели.

После консультации и проверки кодов ТН ВЭД нами были подготовлены отдельные отказные письма, подтверждающие, что данные товары не подлежат обязательной сертификации и могут быть свободно поставлены. Благодаря верно оформленным документам клиент получил допуск к участию в закупке без дополнительных вопросов со стороны заказчика.

Кому и когда требуется отказное письмо?

Этот документ запрашивают следующие категории лиц и организаций:

• Импортеры и производители канцелярии — при таможенном оформлении;
• Компании, участвующие в госзакупках и тендерах;
• Оптовые и розничные продавцы — для доказательства соответствия товара дистрибуторам и сетевым клиентам;
• Государственные и муниципальные организации, заключающие госконтракты.

В большинстве случаев требования документального подтверждения возникают именно при взаимодействии с крупными заказчиками и госорганизациями, а также при импорте новых видов продукции.

Средние сроки и стоимость оформления

Стоимость и сроки оформления зависят от объема и номенклатуры продукции:

• Стоимость оформления одного отказного письма: от 2 500 до 5 000 рублей;
• Срок подготовки документа – 1-2 рабочих дня, при условии наличия полного пакета сведений о товаре;
• Срочное оформление возможно по специальному тарифу (обсуждается индивидуально).

Все отказные письма оформляются по требованиям Федеральной службы по аккредитации и содержат в себе ссылки на действующие регламенты, государственные постановления и перечни ТН ВЭД.

Часто задаваемые вопросы

Какие нормативные акты чаще всего применяются при оформлении отказного письма?

Ответ: Наиболее востребованные документы – Решение КТС №620, постановление Правительства №982 и Технические регламенты Таможенного союза. Также мы делаем подборку по ТН ВЭД исходя из вашей спецификации товара.

Возможно ли оформление одного отказного письма сразу на несколько наименований товаров?

Ответ: Да, если эти товары объединены общим назначением (например, «канцелярские товары») и их коды ТН ВЭД не требуют исключений.

Какой срок действия отказного письма?

Ответ: Документ не имеет установленного срока действия, однако при появлении новых нормативных актов или изменений в ТН ВЭД может потребоваться оформление нового письма.

Можно ли использовать отказное письмо для дальнейших поставок?

Ответ: Да, отказное письмо действительно по всей территории РФ и может быть представлено в таможенные органы, заказчикам или другим контролирующим структурам при необходимости.

Преимущества обращения в центр Мостест

• Глубокий практический опыт по сертификации и оформлению документации на канцтовары;
• Актуальные знания по действующему законодательству и оперативный доступ к новым нормативным актам;
• Проверка продукции на соответствие всем действующим регламентам и учет отраслевой специфики;
• Поддержка клиентов на всех этапах: консультация, оформление, контроль и сопровождение.

Наши контакты для консультирования и оформления отказных писем:

• Санкт-Петербург: +7 (812) 409-91-92, order@mostest.ru
• Москва: +7 (495) 127-14-77, mng@mostest.ru

Профессиональная команда центра Мостест готова разъяснить любые вопросы и взять на себя оформление документов под ключ с гарантией их действительности на всей территории Российской Федерации.